Datenschutzerklärung

Andri Stoffel
Nordstrasse 50
8006 Zürich
Schweiz
E-Mail: contact@smartzeugnis.ch

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie SmartZeugnis (nachfolgend «wir» oder «Dienst») personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und schützt. Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten und der Daten Ihrer Mitarbeitenden sehr ernst.

Der Nutzer ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass er Mitarbeiterdaten rechtmässig weiterverarbeiten darf.

Folgende Daten erheben wir:

3.1 Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (verschlüsselt gespeichert)

3.2 Unternehmensdaten: Firmenname, Adresse, Ort

3.3 Mitarbeiterdaten: Durch den Nutzer eingegebene Daten über Mitarbeitende, darunter: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Stellenbezeichnung, Abteilung, Anstellungsdaten, Leistungsbeurteilungen, besondere Stärken und Leistungen. Diese Daten werden ausschliesslich für die Erstellung von Arbeitszeugnissen verwendet.

3.4 Generierte Inhalte: Die durch die KI erstellten Arbeitszeugnisse und allfällige Bearbeitungen des Nutzers.

3.5 Zahlungsdaten: Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe. Wir speichern keine Kreditkartendaten. Stripe verarbeitet die Daten gemäss der eigenen Datenschutzerklärung (stripe.com/privacy).

3.6 Technische Daten: Bei jedem Zugriff werden automatisch technische Daten erhoben, wie IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem und Zugriffszeiten. Diese dienen ausschliesslich der technischen Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes.

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschliesslich für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb des Dienstes
• Erstellung von Arbeitszeugnissen und Zwischenzeugnissen mittels KI
• Kontoverwaltung und Authentifizierung
• Zahlungsabwicklung
• Technische Sicherheit und Fehlerbehebung

Zur Generierung von Arbeitszeugnissen werden die vom Nutzer eingegebenen Mitarbeiterdaten an den KI-Dienst von Anthropic (Claude API) übermittelt. Dies umfasst: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Stellenbezeichnung, Abteilung, Anstellungsdaten, Leistungsbeurteilungen, besondere Stärken und Leistungen.

Wichtige Informationen zur KI-Verarbeitung:

• Anthropic verarbeitet die Daten ausschliesslich zur Generierung des angeforderten Textes
• Anthropic verwendet die übermittelten Daten nicht zum Training seiner KI-Modelle
• Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/SSL)
• Anthropic ist ein US-amerikanisches Unternehmen. Mit der Nutzung des Dienstes stimmt der Nutzer dieser Datenübermittlung in die USA zu.
• Weitere Informationen: anthropic.com/privacy

Der Nutzer ist dafür verantwortlich, betroffene Mitarbeitende über diese Datenverarbeitung zu informieren, sofern dies nach geltendem Recht erforderlich ist.

Wir geben personenbezogene Daten nur an folgende Dienstleister weiter, die für den Betrieb des Dienstes notwendig sind:

• Supabase Inc. (Datenbank und Authentifizierung): Daten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert. Supabase verarbeitet Daten gemäss ihrer Datenschutzerklärung und Data Processing Agreement.
• Anthropic PBC (KI-Textgenerierung): Sitz in den USA. Mitarbeiterdaten werden zur Textgenerierung übermittelt (siehe Abschnitt 5).
• Stripe Inc. (Zahlungsabwicklung): Sitz in den USA. Verarbeitet ausschliesslich Zahlungsdaten.
• Vercel Inc. (Hosting): Sitz in den USA. Stellt die technische Infrastruktur bereit.

Durch die Nutzung der oben genannten Dienstleister werden Daten teilweise in die USA übermittelt. Wir stellen sicher, dass angemessene Schutzmassnahmen bestehen (Standardvertragsklauseln, DPA-Vereinbarungen). Mit der Nutzung des Dienstes stimmen Sie dieser Datenübermittlung zu.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Insbesondere:

• Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Datenbankserver in der Schweiz
• Zugriffsbeschränkungen und Authentifizierung
• Regelmässige Sicherheitsupdates

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Sitzungsverwaltung. Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ein.

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung Ihrer Daten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: contact@smartzeugnis.ch

Kontodaten werden aufbewahrt, solange das Konto aktiv ist. Nach Löschung des Kontos werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Zahlungsdaten werden gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt (10 Jahre gemäss OR Art. 958f).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die aktuelle Fassung ist auf dieser Seite einsehbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.

Bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns unter:

contact@smartzeugnis.ch